Digitalisierte Buchhaltung, das A und O?
Unproduktive Prozesse im Fokus
Eine Buchhaltung ist da und muss geführt werden, gesetzlich sind wir wie jede andere Firma auch dazu verpflichtet. Jedoch sind dies Aufwände welche monatlich anfallen und unseren Kunden keinen direkten Nutzen bringen. Sie sind unproduktiv. Daher optimieren wir genau hier und senken unseren Aufwand in diesem Bereich. Was hier übrig bleibt, ist Zeit welche wir für unsere Kunden einsetzen können – und das gewinnbringend für beide Seiten.
Automatisieren und vereinfachen
Unser Ansatz in Bezug auf die Buchhaltung ist daher einfach. Automatisieren und vereinfachen was geht. Wir stellen unserem Kunden eine Rechnung aus, diese wird versendet und beglichen. Die Bank welche die Zahlung entgegen nimmt leitet dies weiter an unser EDV-System. Hier wird die Zahlung automatisch angenommen, zugewiesen und verbucht.
«Unsere Kunden können uns auch als eBill-Rechnungssteller auswählen und die ganzen Abläufe komplett digital und papierlos abwickeln»
Dasselbe Prizip gilt auch für die Rechnungen welche wir erhalten (Lieferanten). Die Rechnungen werden uns als eBill oder in Papierform zugestellt. Danach lesen wir diese ein (scannen oder Import ab Bank) und unser System erfasst automatisch den Buchungsvorschlag mit automatisch eingefüllter Adresse, Bankverbindung und Kontierungsvorschlag. Unser Aufwand beschränkt sich hier auf eine einfache Sichtkontrolle und Freigabe der Zahlung.
«Künstliche Intelligenz (KI) ist für genau diese Prozesse ideal: Wurde ein Rechnungssteller im letzten Jahr auf das Konto 6600 gebucht wird dies in diesem Jahr höchst wahrscheinlich nicht anders sein»
Die Prozesse sind mittlerweile so optimiert, dass wir ende Jahr noch alles dem Treuhänder zur Kontrolle und ggf. Korrektur übergeben können und den Jahresabschluss rasch und unkompliziert erstellt bekommen.
Der digitale Buchhalter bekommt Gesellschaft
Längerfristig wird es nicht bei einem digitalen Buchhalter bleiben. Denn es gibt noch etliche Prozesse welche einfacher gemacht werden können und uns in der Arbeit unterstützen. Die Sicherheit darf dabei jedoch nicht vergessen werden. Wettbewerbsvorteile schaffen und sichern gehört genau so zu unserem Job wie die Projektleitung bei einem Kunden. Wir haben auch keine Bedenken, dass wir langfristig arbeitslos werden. Denn ersetzen bzw. vereinfachen kann eine KI nur wiederkehrende Arbeiten. Unser Denken wird weiterhin gefragt sein, besonders da wo Resultate häufig ungleich ausfallen und Interpretation gefragt ist.